Effiziente Workflows für digitales Projekt- und Testmanagement
Digitalisierung, Projektmanagement und Testmanagement werden in vielen Unternehmen großgeschrieben. Doch in der Realität erleben wir täglich dieselben Probleme, die nicht nur Zeit fressen, sondern wertvolle Mitarbeiter binden und zusätzlich hohe Beraterkosten für Administration und Alignment verursachen:
- Projektleiter verschwenden 1–2 Stunden pro Meeting, um Protokolle zu schreiben und Aufgaben manuell zusammenzutragen.
- Testmanager verlieren den Überblick, weil Protokolle, Transkripte und To-Dos unstrukturiert abgelegt werden.
- C-Level trifft Entscheidungen auf Basis unvollständiger oder verspäteter Informationen– mit der Folge, dass Projekte Geld verbrennen und Ergebnisse nicht die nötige Qualität erreichen.
- Teams sind frustriert, weil sie dieselben Diskussionen führen – Dokumentation geht verloren oder taucht nie wieder auf.
Meetings gehören damit zu den teuersten Aktivitäten im Unternehmen – liefern aber häufig zu wenig greifbaren Wert.
Warum klassische Beratung hier versagt
Die meisten Beratungsansätze arbeiten mit langen Verträgen, dicken Konzeptpapieren und PowerPoint-Schlachten. Das hilft aber nicht bei einem ganz praktischen Pain: Transkripte und Informationen müssen greifbar, auffindbar und sofort umsetzbar sein.
Bei ZeroFire gehen wir radikal anders vor:
👉 Kommen – lösen – befähigen – übergeben.
Das heißt: Wir steigen sofort ein, wo es brennt, und liefern in wenigen Tagen ein funktionierendes Ergebnis, statt monatelang theoretische Analysen zu verkaufen.
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Der Workflow, der 1–2 Stunden pro Meeting spart
Unsere Kunden haben uns klar gesagt:
„Wir haben zwar Transkripte, aber niemand findet sie wieder. Wir verlieren pro Meeting bis zu zwei Stunden mit Zusammenfassung und Dokumentation.“
Genau hier setzt unser Workflow an:
- Transkripte werden automatisch erfasst und gespeichert – ohne Zusatzaufwand.
- Präzise Protokolle entstehen in Minuten und sind direkt verknüpft.
- Alle Inhalte sind jederzeit in einer durchsuchbaren Datenbank verfügbar.
Ausblick MVP2: Der Workflow erstellt zusätzlich To-Do-Listen
Das Ergebnis:
- Pro Meeting bis zu 120 Minuten weniger Nacharbeit
- Lückenlose Dokumentation, auch nach Monaten
- Transparenz für C-Level: Entscheidungen auf Basis aktueller, sauberer Daten
- Motivation fürs Team: keine Doppelarbeit mehr, Fokus auf Inhalte statt auf Verwaltung
Konkretes Einsparpotenzial
Unternehmen mit mehreren Meetings pro Woche stehen oft vor derselben Herausforderung: Die Nachbereitung verschlingt schnell 10–15 Stunden pro Woche – allein für Protokolle und To-Dos. Das bindet wertvolle Ressourcen und treibt Kosten in die Höhe, ohne echten Mehrwert zu schaffen. Vorher: 3–4 Meetings pro Woche, Nachbereitung durch Projektleiter dauerte je 1,5 Stunden – hochgerechnet 15 Stunden pro Woche nur für Protokolle. Nach Einführung des Workflows:
- Nachbereitung entfällt komplett.
- Protokolle sind innerhalb von Minuten verfügbar.
- To-Dos werden automatisch ins Projektboard übertragen.
- Vorstand hat tagesgenaue Übersicht über Fortschritt und offene Risiken.
👉 ROI: über 50 Stunden pro Monat, die statt in Administration direkt in Wertschöpfung, Qualität und bessere Entscheidungen fließen.
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Ihr nächster Schritt
Wenn Sie sehen wollen, wie sich in Ihrem Unternehmen sofort 50+ Stunden pro Monat freisetzen lassen – lassen Sie uns sprechen.
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Gemeinsam analysieren wir Ihre aktuelle Situation und zeigen konkrete Einsatzmöglichkeiten, wie Workflows Zeit und Kosten sparen – und gleichzeitig die Qualität Ihrer Projekte steigern.
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